Pour 2019, votre outil Newsletter se fait une beauté !

Votre outil newsletter a évolué conformément au Règlement Général de la Protection des Données à caractère personnel (RGPD). Désormais, vous devrez valider le consentement de vos contacts pour qu’ils puissent recevoir vos campagnes emailing. Ce dispositif européen a pour objectif de protéger les informations de vos clients et d’établir un climat de confiance et de transparence entre vous.

1.    Le RGPD rapidement

Le RGPD définit le nouveau cadre européen d’analyse et de traitement des données à caractère personnel. Ce nouveau texte s’applique à l’ensemble des résidents de l’Union Européenne. Cette réglementation présente trois grands objectifs :

  • C’est un texte de référence commun à toute l’Europe. Il harmonise la juridiction et la suppression des différences entre les Etats. Ainsi, il permet le traitement et la collecte des informations.
  • Elle renforce le droit des citoyens, mineures et majeures, sur le contrôle de leurs données personnelles et d’en simplifier la compréhension. L’internaute est donc clairement informé de ce qui est fait de ses informations, ainsi que de ses droits.
  • Elle protège les données personnelles de l’ensemble des acteurs qu’ils soient des entreprises, des intermédiaires, des sous-traitants ou même des prospects.

A noter qu’il existe une différence entre le consentement demandé pour un professionnel et pour un particulier. Pour un professionnel, il n’est pas nécessaire de valider le consentement sous 2 grandes conditions. La première est de proposer des produits et des services analogues aux clients. La deuxième concerne les adresses « prénom.nom@société.com » longtemps considérées comme des données personnelles. Le RGPD est formel, ces adresses sont concernées par cette dérogation sous réserve que la sollicitation soit en rapport avec la profession du contact. Cette dérogation connaît ses limites : vous devez toutefois l’informer de ses droits à l’oubli et lui donner la possibilité de pouvoir se désinscrire. Pour un particulier, il est nécessaire de lui demander son consentement clairement, de l’avertir sur l’utilisation qui va être faite de ses informations ainsi que la durée de conservation de celles-ci. Sans ce consentement, vous ne pourrez pas leur envoyer vos campagnes emailing.

 

2.    Comment obtenir le consentement de vos contacts via un formulaire

Intégrer la notion de validation de consentement

Sur un formulaire, la notion de consentement s’ajoute dès la conception de celui-ci. Dans les différents champs possibles, glissez et déposez-les dans le corps du formulaire. Une fois cette partie terminée, mettez la ligne relative au consentement newsletter. Attention, il est important de prendre exclusivement le champ dépendant de la catégorie ciblée !

Après intégration dans l’outil, en cliquant sur l’objet, vous pourrez modifier le libellé. N’oubliez pas que celui-ci doit être clair et complet afin d’informer votre internaute.

 

Les informations nécessaires pour valider le consentement

Le consentement doit respecter de nombreuses notions :

  • La case de validation ne doit pas être pré-cochée,
  • L’internaute décide séparément de chaque action ou thème auquel il s’inscrit,
  • L’internaute est clairement informé de ses droits de désinscription,
  • Le client est informé explicitement de la finalité de traitement de ses informations ainsi que le temps de stockage par la marque,
  • Au sein des campagnes emailing, le destinataire devra avoir accès depuis le support à :
    • Un lien de désabonnement à la newsletter
    • Une adresse email de retour

 

3.    Mettez votre newsletter en conformité avec le RGPD

Envoyez une campagne de consentement pour tous vos contacts B2C

La campagne de consentement est primordiale : sans le consentement de votre internaute, vous ne pourrez pas lui envoyer vos actualités, vos offres et vos promotions.

Pour éditer cette campagne, il vous suffit d’aller sur l’outil newsletter, de sélectionner votre template et de valider. L’étape suivante est cruciale : votre contenu. Identifiez-vous par le biais d’un logo, expliquez le contexte du règlement pour la protection des données et ajoutez le bouton « abonnement ». Cette étape est primordiale : c’est ce call-to-action qui va faire que son abonnement ou son désabonnement va être pris en compte dans votre CRM Kosmopolead.

Les contacts B2B : les exceptions

Comme mentionné précédemment, les contacts « prénom.nom@societe.com » et les comptes ne sont pas soumis aux mêmes règles que les contacts dit B2C. La phase de consentement peut être plus courte : ils ne consentent pas mais peuvent se désinscrire à tout moment.

Il est important de rappeler qu’un compte peut consentir à recevoir vos newsletters ! En effet, des adresses emails sont souvent affiliées à ses comptes.

Un outil newsletter à l’écoute des internautes

Lorsqu’il souhaite s’inscrire ou se désinscrire de la newsletter, votre internaute pourra choisir les thématiques des campagnes emailing qu’il souhaite recevoir. Ces catégories définissent les thèmes de vos campagnes emailing : newsletter mensuelle, conseils, tendances, évolutions de produits, offres d’emploi, … Cette segmentation de l’information permet à votre contact de choisir ce qu’il veut recevoir. Un tel choix certifie d’un intérêt pour telle ou telle thématique augmentant ainsi la qualité de votre trafic et statistiques.

La création et la gestion de ces thèmes sont accessibles dès la page d’accueil de votre outil Knewsletter. Sur votre colonne gauche, rendez-vous dans l’onglet « Gérer les thèmes ». Ici, vous retrouverez tous vos thèmes existants et pourrez en créer de nouveaux.

Mentionnez la thématique lors de la phase d’envoi

Lors de la construction de votre newsletter, vous passez par 4 grandes étapes : création de la campagne, choix du style, éditer le contenu et pour finir, envoyer. Lors de cette dernière phase, et juste avant d’envoyer, mentionnez le thème de votre newsletter. Ce dispositif vous permet d’envoyer votre campagne à des contacts ayant souscrit à ce sujet.

Par exemple, comme chaque début de mois vous envoyez à vos contacts et comptes une campagne retraçant vos dernières actualités. Vos destinataires sont tous les contacts de votre CRM. Sur les 5000 adresses présentes, vous n’avez que 3500 adresses ayant validées cette thématique. Ce ne seront que 3500 personnes qui recevront votre campagne mails.

Ces informations qui doivent être présentes dans votre campagne emailing

Au sein des campagnes emailing, le destinataire devra avoir accès depuis le support à :

  • Un lien de désabonnement à la newsletter
  • La possibilité de choisir des thèmes et thématiques
  • Une adresse email de retour

 

4.    Retrouvez les consentements et l’abonnement aux thématiques

Le consentement et l’abonnement aux thématiques de campagnes emailing se trouve pour chaque compte et contact. Pour visualiser ses informations dans votre CRM, allez dans la table « Contacts » ou « Comptes » selon vos besoins. Ajoutez les colonnes « consentement newsletter » et « thèmes de newsletter » en cliquant sur « Colonnes affichées ».

Une fois ces deux colonnes affichées, vous pourrez suivre l’état de vos consentements, ainsi que les thématiques auxquels vos contacts se sont inscrits.

 

5.    Suivez toutes vos statistiques depuis la table « Campagnes » de votre outil CRM

Pour connaître les performances de vos campagnes emailings, rendez-vous sur la table des « Campagnes ». Vous arriverez sur un tableau retraçant les informations générales de vos campagnes : le nombre de destinataires, le nombre d’ouvertures, le taux d’ouverture, le taux de désabonnement, … Pour consulter une campagne emailing bien précise, dirigez-vous vers la ligne correspondant à celle-ci. Vous trouverez pour chaque adresse email, ses actions et ses statistiques. Vous retrouverez différentes informations : les destinataires, les ouvertures, les clics, les abonnements, les désabonnements, …

Grâce aux filtres et aux requêtes, vous pouvez renvoyez des emails à ceux qui n’ont pas ouverts, à ceux qui l’ont ouvertes plusieurs fois, … Selon vos besoins et votre stratégie marketing.

 

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